Damit die Urlaubsplanung nicht den Betriebsfrieden stört

Urlaubsplanung
Die Urlaubsplanung sorgt zwischen den Kollegen, aber auch zwischen Chef und Beschäftigten immer wieder für Konflikte. Welche Regeln diesbezüglich jeder beachten sollte.

Jeder möchte, dass der Arbeitgeber und die Kollegen die individuellen Wünsche bei der Urlaubsplanung berücksichtigen. Doch nicht immer ist dies möglich. Allerdings gibt es diverse Rechte, die man als Arbeitnehmer im Bereich der Urlaubsplanung hat.

Auch in 2022 gibt es wieder einige Brückentage, also Tage zwischen zwei Feiertagen oder einem Feiertag und einem Wochenende. Wer diese Brückentage als Urlaubstage erhält, kann mit wenigen Tagen die Anzahl der zusammenhängenden freien Tage deutlich verlängern. Wer beispielsweise normalerweise von Montag bis Freitag arbeitet und vom 11. bis zum 14. April Urlaub nimmt, bekommt mit vier Urlaubstagen zehn freie Tage am Stück, nämlich vom 9. bis einschließlich 18. April.

Doch gerade, wenn mehrere Kollegen die gleichen Wünsche haben und beispielsweise an Brückentagen oder in den Schulferien ihren Urlaub nehmen wollen, kann dies schnell zu Konflikten zwischen den Beschäftigten oder auch mit dem Chef führen. Um dieses Streitpotenzial zu verringern, ist es sinnvoll, den Urlaub bereits zum Jahresanfang gemeinsam mit den Kollegen zu planen und beim Arbeitgeber zu beantragen. In vielen Betrieben gilt aber immer noch, wer zuerst einen Urlaub beantragt hat, wird zuerst bei der Urlaubsplanung berücksichtigt.

Der Urlaubsanspruch

Grundsätzlich gibt es diverse gesetzliche Regelungen, die Arbeitnehmer und Arbeitgeber beim Thema berücksichtigen müssen. So hat ein Arbeitnehmer gemäß Paragraf 3 BUrlG (Bundesurlaubsgesetz) bei einer Sechs-Tage-Woche einen Urlaubsanspruch von 24 Werktagen. Bei einer Fünf-Tage-Woche sind es 20 Werktage. Allerdings kann auch ein höherer Urlaubsanspruch im Arbeitsvertrag, im Betriebs- oder im Tarifvertrag vereinbart sein. Schwerbehinderten stehen laut Paragraf 208 Neuntes Sozialgesetzbuch je Kalenderjahr zusätzlich fünf weitere Urlaubstage zu.

Jugendliche erhalten laut Paragraf 19 Jugendarbeitsschutz-Gesetz je nach Alter mindestens zwischen 25 und 30 Werktagen als Urlaub pro Jahr. Geringfügig Beschäftigte oder Teilzeitkräfte haben einen Urlaubsanspruch, der sich anteilig zur Arbeitszeit eines Vollzeitbeschäftigten berechnet. Wer beispielsweise als Teilzeitbeschäftigter nur drei statt wie bei einer Vollzeitkraft sechs Tage in der Woche arbeitet, hat einen gesetzlichen Urlaubsanspruch von mindestens zwölf Tagen im Jahr.

Auch während der Probezeit hat ein Arbeitnehmer einen anteiligen Urlaubsanspruch von einem Zwölftel des Jahresurlaubs. Allerdings entscheidet ein Arbeitgeber, ob ein Arbeitnehmer während der ersten sechs Monate seiner Beschäftigung bereits Urlaubstage nehmen darf.

Urlaubsantrag kann nicht willkürlich abgelehnt werden

Wer einen Urlaubsanspruch von mehr als zwölf Werktagen im Jahr hat, dem steht gemäß Paragraf 7 BUrlG (Bundesurlaubsgesetz) das Recht zu, mindestens zwölf Werktage am Stück Urlaub zu nehmen. Zudem kann ein Arbeitgeber nur aus bestimmten Gründen von den Terminwünschen des Arbeitnehmers abweichen. Eine Ablehnung eines Terminwunsches ist beispielsweise möglich, wenn betriebliche Belange dagegen sprechen.

Das trifft insbesondere bei Betrieben zu, die in bestimmten Zeiträumen beispielsweise aufgrund von Saisontätigkeit oder Inventurarbeiten eigentlich nicht auf die Mitarbeit fast aller Beschäftigten verzichten können, da anderenfalls ein absehbarer Arbeitskräftemangel droht. Ein Urlaubsantrag kann aber auch aus sozialen Motiven abgelehnt werden. So ist es erlaubt, dass einem Beschäftigten mit schulpflichtigen Kindern ein beantragter Urlaub während der Schulferien genehmigt wird, während seinem kinderlosen Kollegen, der zum gleichen Termin Urlaub haben wollte, dies abgelehnt wird.

Gesetzlich geregelt ist zudem, dass ein Arbeitgeber eine bereits erteilte Urlaubsgenehmigung nur in zwingenden Fällen zurücknehmen kann. Konkret ist das nur möglich, wenn ohne den Mitarbeiter die Existenz des Betriebes aufgrund eines unvorhersehbaren Ereignisses wie in einem Katastrophenfall bedroht wäre. Wer übrigens einen Urlaub antritt oder diesen eigenmächtig verlängert, ohne dass dies vom Arbeitgeber genehmigt wurde, dem kann fristlos gekündigt werden.

Resturlaub am Ende des Jahres

Prinzipiell darf ein Arbeitgeber einen Betriebsurlaub anordnen, an dem die Beschäftigten Teile ihres Urlaubsanspruches nehmen müssen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn der Arbeitgeber dies langfristig ankündigt und am besten sechs oder zwölf Monate davor allen Beschäftigten bekannt gibt, wann und wie lange die Betriebsferien sind. Zudem darf der Arbeitgeber nicht den kompletten Jahresurlaub als Betriebsurlaub verplanen, denn mindestens 40 Prozent müssen laut gängiger Rechtsprechung dem Arbeitnehmer zur freien Urlaubsplanung zur Verfügung stehen.

Der Jahresurlaub ist in dem Kalenderjahr zu nehmen, in dem er anfällt. Ist dies aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen beispielsweise infolge einer langen Krankheit nicht möglich, sind die restlichen Urlaubstage bis zum 31. März des Folgejahres zu nehmen, sofern im Arbeits- oder Tarifvertrag kein späterer Termin vereinbart ist. Wer mehrere Monate krank ist, für den bleiben nach einem Bundesarbeits-Gerichtsurteil die Urlaubstage bis zu 15 Monate nach Ablauf des Jahres, in dem der Urlaub angefallen ist, also bis 31. März des übernächsten Kalenderjahres bestehen.

Laut deutscher und europäischer Rechtsprechung ist übrigens auch der Arbeitgeber dafür verantwortlich, dass der Urlaub rechtzeitig genommen wird. Konkret ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer rechtzeitig auf einen vorhandenen Resturlaub schriftlich hinzuweisen und ihm mitzuteilen, wann dieser verfällt, sofern noch kein Urlaubsantrag dafür gestellt wurde. Unterlässt ein Arbeitgeber diese Mitteilung, bleibt der Urlaubsanspruch im Folgejahr beziehungsweise nach einer Übertragung auch nach dem 31. März des nächsten Kalenderjahres bestehen.

Wenn es Streit mit dem Arbeitgeber gibt

Ein Arbeitnehmer kann übrigens nur auf Urlaubstage verzichten und sich diese stattdessen finanziell abgelten lassen, wenn er wegen eines Arbeitgeberwechsels den ihm noch zustehenden Urlaub beim bisherigen Arbeitgeber nicht mehr antreten kann. Weitere Informationen zu den Rechten und Pflichten von Arbeitnehmer und Arbeitgeber unter anderem zum Thema Urlaub enthält die kostenlos herunterladbare Broschüre „Arbeitsrecht“ des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales.

Arbeitnehmer, die mit ihrem Arbeitgeber Streit wegen des Urlaubs oder anderer arbeitsrechtlichen Angelegenheiten haben, können ihr Recht notfalls gerichtlich einklagen. Kostenschutz für solche und andere Gerichtsverfahren bietet für Arbeitnehmer eine bestehende Privat- und Berufsrechtsschutz-Versicherung, wenn der Versicherer vorab eine Deckungszusage erteilt hat.

Wer einen Konflikt mit dem Arbeitgeber nicht sofort vor Gericht austragen will, kann versuchen, das Problem in einem sogenannten Mediationsverfahren zu klären. Einige Privat- und Berufsrechtsschutz-Policen übernehmen auch die Kosten für solche Verfahren, wenn dies im Versicherungsvertrag vereinbart ist. Scheitert das Mediationsverfahren, kann man immer noch versuchen, sein Recht gerichtlich geltend zu machen.

Bitte beachten Sie, dass es bedingt durch Kurzarbeit zu einem gekürzten Urlaubsanspruch kommen kann.

Marcus

Marcus Chantraine

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